8 Cara Membuat Sales Pipeline yang Efektif untuk Bisnis

Bagaimana cara membuat sales pipeline yang efektif? Pada dasarnya sales pipeline adalah cara visual yang sistematis untuk melacak calon pelanggan ketika masih dalam proses pembelian.

Sales pipeline bisa membantu bisnis mengelola banyak pesanan pelanggan dengan meminimalkan human error. Manajemen pipeline yang tepat bisa membantu bisnis memantau leads yang sudah konversi atau perlu follow up secara real time.

Dalam artikel ini, Waralabaplus akan mengupas tuntas tentang cara membuat sales pipeline yang efektif. Simak juga cara mengoptimalkan proses penjualan agar lebih cepat dan maksimal di artikel berikut.

Tahapan Utama dalam Sales Pipeline

Struktur pipeline tiap perusahaan dapat berbeda-beda, namun secara umum tahapan yang digunakan dalam sales pipeline adalah sebagai berikut.

1. Prospecting (Menentukan Prospek)

Tahap pertama adalah prospecting. Pada tahap ini, tim sales mencari dan menemukan calon pelanggan yang berpotensi membutuhkan produk atau layanan yang bisnis Anda tawarkan.

Ini bisa dilakukan melalui riset pasar, jaringan, atau inbound leads, mulai dari media sosial, referensi pelanggan lama, hingga lead magnet.

2. Qualifying (Kualifikasi)

Tahap kedua menyeleksi prospek yang terkumpul untuk menentukan mana yang potensial untuk melakukan pembelian.

Saat bisnis fokus pada prospek potensial, ini meningkatkan rasio konversi mencapai 20–25%.

Proses kualifikasi dapat dilakukan dengan mengumpulkan informasi mengenai latar belakang dan kebutuhan prospek sehingga produk dan layanan yang ditawarkan sesuai dengan keinginan prospek.

3. Contacting (Melakukan Kontak)

Tim sales dapat menghubungi prospek melalui berbagai metode, seperti telepon, email, pesan instan, atau bahkan melalui media sosial.

Oleh sebab itu, penting untuk memilih metode yang sesuai dan memberikan kesan profesional agar prospek merasa dihargai dan terbuka untuk diskusi lebih lanjut.

4. Building Relationship (Membangun Hubungan Pelanggan)

Setelah berhasil melakukan kontak, langkah selanjutnya adalah membangun hubungan dengan prospek. Di tahap ini, komunikasi yang berkelanjutan dengan prospek sangat penting guna membangun kepercayaan dan kredibilitas.

Hubungan yang baik akan meningkatkan peluang prospek untuk mempertimbangkan produk atau layanan Anda ketika mereka siap melakukan pembelian.

5. Proposal dan Penawaran

Langkah berikutnya adalah menyusun proposal yang jelas dan terstruktur. Proposal tersebut sebaiknya menjelaskan keunggulan serta manfaat produk dibandingkan kompetitor.

Dengan demikian, calon pelanggan bisa mendapatkan gambaran nyata tentang nilai tambah yang bisa didapatkan.

6. Closing (Kesepakatan Penjualan)

Tahap akhir merupakan titik di mana prospek telah membuat keputusan, baik untuk membeli maupun menolak penawaran Anda. Apabila berhasil mencapai tahap closing, artinya upaya yang dilakukan tim sales telah terbayar.

Namun, jika prospek menolak, evaluasi dan pengulangan proses pipeline mungkin diperlukan untuk memperbaiki pendekatan penjualan di masa mendatang.

Langkah Persiapan Sebelum Membuat Sales Pipeline

1. Pemahaman Mendalam tentang Pasar Saat ini

Sebelum mendesain pipeline yang ideal, Anda perlu memahami bagaimana penjualan terjadi di bisnis saat ini. Ini membantu mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari alur yang sudah ada.

Langkah ini dilakukan mulai dari mengidentifikasi alur penjualan yang ada, peran dan keterlibatan tim sales, hingga menganalisis hambatan dan keberhasilan yang sudah ada.

2. Definisi Jelas tentang Target Audiens dan Pasar

Tentunya Anda tidak bisa menjual kepada semua orang. Untuk itu, memahami siapa pelanggan ideal adalah kunci untuk mengarahkan upaya penjualan secara efisien.

Anda perlu menyiapkan beberapa data untuk pembuatan profil pelanggan ideal atau ICP, dari firmografi, demografi, hingga psikografi. Setelah itu, siapkan data untuk pembuatan buyer persona yang komprehensif.

3. Pemahaman Produk/Layanan dan Struktur Harga

Tim sales perlu memiliki pengetahuan yang mendalam tentang produk yang dijual untuk dapat menyampaikannya secara meyakinkan dan menyelesaikan keberatan prospek.

Pastikan Anda sudah memahami terkait fitur, manfaat, dan USP produk. Bukan hanya itu, idelanya, tim harus terampil dalam mendemonstrasikan produk untuk meyakinkan calon pelanggan.

4. Informasi Target Pendapatan yang Jelas

Sebelum mulai membangun pipeline, Anda perlu tahu apa yang ingin bisnis capai secara finansial. Target yang jelas akan menjadi patokan untuk mengukur keberhasilan pipeline.

Tentukan jumlah pendapatan yang ingin dihasilkan dalam periode waktu tertentu, seperti per bulan, per kuartal, atau per tahun.

Selain itu, pertimbangkan metrik awal, seperti jumlah deal yang ingin ditutup, nilai rata-rata deal, dan perkiraan tingkat konversi awal.

5. Kesiapan SDM dan Komitmen Tim

Membangun dan menerapkan sales pipeline yang baru memerlukan perubahan dalam alur kerja dan adaptasi dari tim. Pertama-tama, pastikan bisnis Anda memberikan dukungan dan komitmen penuh dari manajemen. Selanjutnya, libatkan tim penjualan dalam proses perencanaan sejak awal.

Bagaimana Cara Membuat Sales Pipeline yang Efektif?

Membangun dan mengelola pipeline yang solid adalah kunci untuk melacak peluang, memprediksi pendapatan, dan mendorong pertumbuhan bisnis.

Berikut ini adalah tahapan cara membuat sales pipeline yang efektif.

1. Membuat Ideal Customer Profile dan Buyer Persona

Sebelum melangkah lebih jauh, Anda harus tahu persis siapa target pasar Anda. Untuk pembuatan profil pelanggan (ICP) yang ideal, fokus pada detail calon prospek yang ditargetkan. Ini mencakup beberapa aspek, seperti:

• Firmographic: industri, ukuran perusahaan, lokasi
• Demographic: data statistik relevan
• Psychographic: nilai, budaya, filosofi perusahaan

Sementara untuk buyer persona, fokuskan pada individu pembeli. Buyer persona mencakup beberapa hal berikut.

• Jabatan
• Peran dalam pengambilan keputusan)
• Pemahaman mendalam tentang kebutuhan dan prioritas prospek, termasuk pain points dan bagaimana tantangan calon prospek bisa berubah.

Memiliki ICP dan buyer persona yang jelas membantu tim sales memahami siapa yang harus dihubungi, strategi yang harus diambil, dan cara menciptakan pesan yang paling efektif dan personal.

Setelah memahami elemen-elemen tersebut, Anda dapat mulai membangun daftar prospek yang relevan.

2. Identifikasi Saluran Prospek

Langkah berikutnya adalah mengidentifikasi saluran prospek untuk mencari tahu cara terbaik menjangkau prospek. Bisnis perlu memahami tempat target audiens menghabiskan waktu dan saluran media apa yang dikonsumsi.

Bukan hanya itu, Anda juga perlu memilih metode yang paling mudah diakses dan hemat biaya. Berikut ini beberapa saluran yang dapat dipertimbangkan.

• Metode Outbound, seperti cold-calling, email outreach, engagement di media sosial, dan acara networking.
• Metode Inbound melalui konten ead magnet, seperti blog, postingan media sosial, formulir di landing page, webinar, serta iklan Pay-Per-Click (PPC) dan live chat.

3. Buat Daftar Prospek

Tahap selanjutnya adalah membangun dan mengumpulkan daftar prospek. Pada tahap ini, bisnis aktif mengumpulkan data kontak calon pelanggan yang sesuai dengan ICP dan buyer persona yang dibuat sebelumnya.

Sangat direkomendasikan untuk membangun hubungan bisnis yang kuat dengan menggunakan Account-Based Strategy (ABD). ABS berfokus pada sekelompok akun terpilih yang bernilai tinggi.

Metode ABS mencakup identifikasi perusahaan target, percakapan yang dipersonalisasi, serta pembangunan hubungan yang lebih dalam yang mengarah pada peluang baru.

4. Atur Tahapan Sales Pipeline

Setelah membangun daftar kontak, langkah selanjutnya adalah mengatur tahapan sales pipeline Anda.

Caranya adalah dengan mendefinisikan tahapan spesifik yang akan dilalui oleh prospek guna merepresentasikan aktivitas penjualan yang akan memecah tujuan penjualan besar menjadi langkah-langkah harian.

Fokuskan sales pipeline Anda dengan mengukur dan mengelola aktivitas penjualan. Setiap tahapan tentunya harus berkorelasi dengan aktivitas konkret yang harus diselesaikan oleh tim.

Meskipun ada tahapan standar, seperti dari prospecting, qualification hingga retention, Anda harus tetap menyesuaikannya dengan proses penjualan dengan buyer persona.

Sebagai contoh, Anda bisa menambahkan tahap spesifik seperti “Demo Produk” atau “Uji Coba Gratis” jika diperlukan.

5. Definisikan Metrik Sales Pipeline

Setelah pipeline sudah terstruktur dengan tahapan yang jelas, langkah berikutnya adalah menentukan metrik apa yang akan dilacak. Hal ini bertujuan untuk mengukur kesehatan dan kinerja pipeline secara keseluruhan.

Nantinya, metrik akan membantu Anda memahami upaya yang berhasil, tahapan yang terhambat (bottlenecks), dan cara memprediksi pendapatan.

Berikut ini beberapa metrik sales pipeline yang dapat diukur.

• Tingkat Konversi Antar Tahap: Persentase prospek yang berhasil pindah dari satu tahap ke tahap berikutnya.
• Waktu Rata-Rata di Setiap Tahap: Berapa lama waktu yang dihabiskan prospek di setiap tahapan.
• Ukuran Kesepakatan Rata-Rata: Nilai rata-rata dari kesepakatan yang berhasil ditutup.
• Tingkat Kemenangan/Kekalahan (Win/Loss Rate): Persentase kesepakatan yang berhasil ditutup vs. yang hilang.
• Panjang Siklus Penjualan: Total waktu rata-rata dari awal hingga penutupan kesepakatan.
• Nilai Pipeline: Total nilai moneter dari semua kesepakatan yang sedang berjalan di pipeline.
• Pipeline Coverage Ratio: Membandingkan nilai pipeline saat ini dengan target pendapatan Anda.
• Jumlah Prospek di Setiap Tahap: Memberikan gambaran volume prospek di setiap titik.

6. Kualifikasi Leads

Kualifikasi leads adalah proses untuk menentukan seberapa berharga suatu lead dan apakah leads tersebut benar-benar cocok dengan produk atau layanan Anda.

Proses kualifikasi yang sistematis dapat menyalurkan leads melalui pipeline dengan efisien.

Bisnis perlu mendefinisikan apa yang membuat lead berkualitas tinggi, misalnya memiliki kebutuhan yang jelas, anggaran yang memadai, wewenang untuk membuat keputusan, dan timeline yang relevan.

Dalam tahap ini, ICP yang Anda buat akan menjadi panduan utama. Setiap proses kualifikasi harus menjawab apakah prospek adalah orang yang tepat dan apakah target audiens sudah tepat.

Anda bisa menggunakan kerangka seperti MEDDIC (Metrics, Economic Buyer, Decision Criteria, Decision Process, Identify Pain, Champion) untuk menilai lead.

Menerapkan MEDDIC mindset dapat meningkatkan efisiensi dengan lebih banyak metrik dan data untuk membuat keputusan.

7. Kembangkan Lead Anda (Lead Nurturing)

Setelah lead terkualifikasi dan masuk pipeline, penting untuk memelihara dan mempertahankan lead melalui proses penjualan. Ini termasuk pembangunan hubungan, penyediaan informasi yang berharga, dan menjaga lead tetap hangat (warm lead).

Dalam tahap ini, bisnis bisa berinteraksi dengan prospek secara konsisten meskipun prospek belum siap membeli.

Selain itu, berikan informasi yang relevan dan bernilai dengan memposisikan produk/layanan Anda sebagai solusi, bisa berupa studi kasus, whitepaper, atau webinar yang relevan.

Untuk strategi nurturing, manfaatkan kampanye email outreach, konten khusus yang ditargetkan untuk prospek, dan mengajak prospek aktif berinteraksi dengan bisnis di media sosial.

8. Optimasi Kinerja Penjualan

Membangun sales pipeline adalah proses yang berkelanjutan dan tidak pernah berakhir jika dilakukan dengan benar. Untuk itu, optimasi berkelanjutan adalah kunci untuk menjaga pipeline tetap relevan dan produktif.

Sales pipeline harus beradaptasi dengan dinamika bisnis dan pasar. Jika ADA aktivitas terjadi secara konsisten, pertimbangkan untuk menjadikannya tahapan baru dalam pipeline.

Selain itu, jaga agar pipeline Anda tetap update. Ini adalah kunci untuk menjaga akurasi dan efektivitas pipeline agar dapat menjadi sales report yang menyediakan visualisasi data prospek terkini (real-time).