Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang untuk Perusahaan

Sebagai contoh, perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yang memproduksi barang dan memiliki lebih dari satu gudang bisa melakukan pembukuan stok barang baik secara manual, dengan membuat tabel excel dapat mempermudah dalam pencatatan keluar masuk barang hingga laporan barang terjual .

Aktivitas seperti keluar masuknya barang sesuai dengan kebutuhan adalah hal yang biasa terjadi. Pemenuhan barang ini terjadi karena permintaan yang tinggi atau sekedar pemenuhan stok barang.

Untuk mengelola aktivitas keluar masuknya barang, Anda harus membuat daftar laporan keluar masuk barang untuk memberikan kemudahan dalam proses pengelolaan dan memonitor ketersediaan barang yang ada di perusahaan.

Fungsi dari Laporan Stok Barang (Inventory)

Banyak perusahaan yang mengabaikan manajemen persediaan dan penyusunan laporan.

Padahal, jika persediaan barang tidak sesuai pada saat penjualan, maka perusahaan dapat mengalami kerugian.

Oleh karena itu, Anda perlu membuat laporan yang baik dan benar, contohnya melalui program inventory.

Jika masih merasa kesulitan, Anda dapat membuat laporan keluar masuk barang terlebih dahulu. Meskipun sederhana, itu akan membantu Anda melakukan pengelolaan persediaan barang dagangan atau inventory control.

Bagaimana Cara Membuat Laporan Keluar Masuk Barang?

Jika Anda memiliki lebih dari satu gudang, membuat laporan keluar masuk barang bisa mempermudah dalam melakukan pengelolaan inventaris.

Apalagi dengan hadirnya bantuan aplikasi berbasis web, proses apapun dapat dilakukan dengan cepat dan otomatis.

Beberapa contoh hal-hal yang perlu diperhatikan ketika akan membuat laporan pembukuan stok barang masuk dan keluar :

Persiapkan Data

Minta seseorang secara khusus bertanggung jawab dalam pencatatan.

Orang ini harus melakukannya se-akurat mungkin agar proses pembukuan stok barang bisa berjalan dengan lancar.

Dari sini, Anda dapat tahu data transaksi dari periode sebelumnya dan akhirnya menentukan target pemasaran serta ramalan penjualan pada periode saat ini.

Buat Forecast

Perkiraan ini dilakukan untuk mencatat jumlah persediaan yang dibutuhkan pada periode ini.

Anda harus menentukannya per item.

Lakukan Pengecekan Sebelum Barang Disimpan

Lakukan pengecekan sebelum barang dimasukkan ke dalam rak.

Beri kode pada barang untuk mengetahui ada atau tidaknya barang yang dicatat.

Dalam langkah ini, Anda dapat mengetahui barang mana yang cacat, salah produksi dan kesalahan lainnya.

Beri Kode pada Setiap Barang

Jika pelanggan misal menanyakan stok barang dengan kode AA, maka Anda langsung tahu barang apa yang dimaksudkan pelanggan.

Kode ini juga berguna untuk membantu penataan barang dan permudah pembuatan laporan barang terjual.

Pisahkan Stok Lama dengan Stok Baru

Ini dilakukan agar memudahkan Anda dalam menghitung jumlah stok lama yang terjual dan belum terjual.

Anda juga dapat mengklasifikasikan barang yang lama dan yang baru.

Terdapat dua cara untuk membuat laporan keluar masuk barang yaitu dengan menggunakan excel atau software.

Kedua cara ini tentu memiliki langkah-langkah yang dapat diterapkan secara mudah bagi siapapun atau yang tidak terlalu mengerti dengan excel atau software sekalipun.

Contoh Pembukuan Stok Barang ( Inventory ) Masuk dan Keluar dengan Excel

Berikut penjelasan contoh pembukuan stok barang masuk dan keluar secara manual dengan menggunakan tabel excel:

Contoh Pembukuan Keluar dan Masuk Stok Barang Manual dengan Tabel Excel

1. Buat kertas kerja excel baru atau sheet dan beri nama. Kemudian Anda buat tabel dengan kolom yang diberi judul kode, nama barang, stok awal, masuk, keluar dan stok akhir.
2. Buatlah header dengan cara block semua kolom yang sudah dibuat tadi, klik table pada menu insert.
3. Beri tanda checklist (v) pada pilihan “My tables has header”.
4. Isikan data sesuai dengan data barang yang ada di perusahaan.
5. Buat lembar kerja baru (sheet) dan beri nama “barang masuk”.
6. Buatlah 4 kolom dengan nama: tanggal, kode, nama barang, jumlah.
7. Buat lembar kerja baru (sheet) dan beri nama “barang keluar”.
8. Buat kolom yang sama dengan langkah nomor 6 (tanggal, kode, nama barang, jumlah).
9. Buka atau aktifkan sheet “barang masuk”. Pada kolom nama barang berikan rumus excel “Vlookup”, ini berfungsi untuk memunculkan nama barang jika Anda mengetikan kode barangnya pada laporan barang terjual.
10. Lakukan langkah nomor 9 pada sheet “barang keluar”.
11. Buka sheet “data barang”. Pada kolom “Masuk” masukan rumus =Sumif(table6[kode],table8[#thisrow],[kode],table6[jumlah])

Keterangan:

• Table6[kode] à pilih kode di sheet “barang masuk”
• Table8[this row] à pilih kode di sheet “data barang”
• Table6[jumlah] à pilih kolom jumlah di sheet “barang masuk”
• Pada kolom stok akhir, ketikan rumus”stok awal” ditambah “masuk” dan dikurangi “keluar”.

Itulah cara membuat laporan keluar masuk barang yang harus Anda pahami. Meskipun mudah, tetapi karena prosesnya menggunakan komputer jadi ketelitian juga harus Anda perhatikan.

Jika Anda tak ingin repot dengan cara manual, kini Anda bisa download aplikasi penjualan berbasis web gratis yang akan memudahkan proses keluar masuk barang, transaksi jual beli, dan masih banyak lagi. I