Nota Penjualan: Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat
Berikut ini adalah penjelasan tentang apa itu nota penjualan, fungsi, cara membuat nota penjualan yang akan dijelaskan oleh Waralabaplus!
Nota penjualan adalah dokumen tertulis yang dapat digunakan dalam urusan segala macam bentuk transaksi pembelian maupun penjualan di sebuah kegiatan perdagangan.
Nota atau struk sendiri banyak dijumpai saat Anda melakukan transaksi di hampir semua toko modern dan bahkan transaksi dengan aplikasi online.
Maka dari itu, penggunaan dokumen ini ada di mana dan kapanpun dapat saja terdapat banyak jenisnya.
Nota atau struk termasuk salah satu bukti transaksi yang dilakukan antara penjual dan pembeli.
Sementara itu, struk pembelian sendiri dibuat oleh penjual sesudah menerima bahan baku yang diperoleh dari pihak pemasok atau supplier.
Untuk informasi lengkapnya kami akan sedikit menjelaskan tentang apa itu nota penjualan, fungsi, cara membuatnya di bawah ini.
Pengertian dari Nota Penjualan
Secara sederhana, nota penjualan atau resi adalah bukti atas sebuah transaksi pembelian barang yang dilakukan secara tunai.
Struk ini diberikan penjual kepada pihak pembelinya. Biasanya, dokumen ini terdiri dari dua rangkap.
Rangkap pertama diberikan kepada pihak pembeli, sedangkan rangkap satunya disimpan oleh pihak penjual.
Tujuan dibuat 2 rangkap tersebut adalah sebagai arsip dokumen untuk keperluan pembukuan laporan keuangan.
Di sisi yang lain, contoh nota penjualan juga bisa digunakan untuk mengecek dan membantu pembuat laporan bila didapati ternyata ada kesalahan pada saat membuat laporan penjualan.
Oleh karena itu, pihak penjual diwajibkan untuk menyimpan resi tersebut untuk memudahkan keperluan pembukuan perusahaan.
Setidaknya struk tersebut bisa membantu penjual untuk melakukan pengecekan terhadap produk yang telah dijualnya tersebut.
Fungsi dari Nota Penjualan
Bagi pemilik usaha, nota penjualan memiliki beberapa fungsi yang mungkin untuk sebagian orang masih banyak belum diketahui.
Oleh karena itu kami akan sedikit menjelaskan fungsinya secara sederhana sebagai berikut yaitu:
1. Sebagai catatan dalam daftar penjualan
Menjadikan sebuah catatan dari sebuah daftar penjualan yang di runtut menurut beberapa kategori dari barang atau jasa.
Dari daftar penjualan itulah Anda bisa mengetahui dengan jelas barang apa saja yang sudah ditransaksikan.
Kemudian Anda bisa mengetahui stok ketersediaan barang tersebut.
Bila ternyata didapati stoknya sudah menipis, maka Anda bisa langsung melakukan pengisian stok produk.
2. Memberikan informasi harga dan barang yang dijual
Menampilkan sejumlah informasi yang berisikan jumlah dan harga barang atau jasa yang dijual.
Sehingga setiap data informasi transaksinya lebih jelas.
Karena setiap penjual dan pembeli mengetahui barang apa yang ditransaksikan, lengkap dengan harganya.
Jadi dengan harga itu akan memudahkan mereka membuat laporan keuangan dengan baik.
3. Bukti telah terjadi transaksi
Contoh nota penjualan memiliki peran sebagai bukti transaksi resmi bahwa sebuah proses transaksi dari penjualan dan pembelian telah terlaksana.
Itulah kenapa setiap nota penjualan selalu didukung dengan cap stempel perusahaan, logo, atau bahkan tanda tangan sebagai penguat transaksi.
4. Alat penguat kepercayaan konsumen
Selanjutnya sebagai alat penguat kepercayaan konsumen kepada pihak pemilik usaha selaku penyedia barang atau jasa.
5. Berperan untuk sumber data pembukuan
Bisa berperan sebagai sumber data dalam pembukuan keuangan toko dalam suatu periode tertentu.
Bagi pembeli, contoh nota penjualan ini bisa menjadi referensi terkait pembelian barang atau jasa yang telah dipakai.
Referensi bukti tersebut umumnya dapat digunakan sebagai bukti dokumen data pendukung dalam kegiatan pembuatan laporan kegiatan.
6. Sebagai dokumen pendukung untuk cross check
Sebagai dokumen untuk melakukan cross-check yaitu pada saat sebuah perusahaan membandingkan jumlah barang yang terjual berdasarkan data di nota tersebut dengan keadaan barang yang sebenarnya ada di gudang.
Nota penjualan ini bagi pihak pembeli akan dapat dijadikan sebagai alat bukti pembelian yang sah.
Komponen dari Nota Penjualan
Setelah menyimak beberapa fungsi dari sebuah nota penjualan, pembahasan selanjutnya kami akan membahas secara sederhana tentang komponen yang akan dilanjutkan dengan contoh.
Nota penjualan memiliki beberapa komponen yang sangat penting bagi perusahaan.
Ini biasanya akan dijadikan dokumen acuan saat perusahaan membuat laporan keuangan.
Karena contoh nota penjual merupakan sebuah dokumen alat bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak pemilik bisnis atau pihak penjual kepada pihak pembeli.
Nota kontan ini sering kali akan diberikan secara langsung kepada si pihak pembeli yang melakukan transaksi pembelian secara langsung.
Karena dibeli secara langsung, transaksi ini juga dapat dilakukan secara langsung tanpa harus menunggu waktu jatuh tempo.
Dalam nota penjualan ini, ada beberapa komponen yang harus dimasukan, yaitu antara lain adalah sebagai berikut ini:
1. Hari dan tanggal transaksi
Penulisan hari dan tanggal dimana nota tersebut dikeluarkan.
2. Nama pemilik bisnis
Selanjutnya ialah terdapat pemilik bisnis atau nama bisnis yang dikelola.
3. Jenis produk yang dijual dan jumlahnya
Kemudian poin nomor tiga merupakan jenis produk yang dijual kepada pembeli.
Di dalamnya juga harus terdapat jumlah produk yang dibeli.
4. Total harga keseluruhan
Contoh nota penjualan diwajibkan mencantumkan jumlah harga yang dibayar oleh pihak pembeli.
5. Tanda tangan pihak yang bersangkutan
Dan yang terakhir wajib dibubuhi tanda tangan untuk bukti sahnya transaksi tersebut.
Ada beberapa pemilik bisnis yang membeli nota yang sudah jadi dan hanya perlu menulisnya.
Ada juga pemilik bisnis yang membuat nota penjualan sendiri dengan menyertakan logo bisnisnya.
Semuanya sama saja, yang terpenting terdapat tanda tangan dalam dokumen tersebut.
Cara Membuat Nota Penjualan yang Benar
Selain membeli dalam bentuk yang sudah siap dikerjakan, anda dapat membuat nota penjualan sendiri.
Oleh karena itu langsung saja disimak, cara membuat nota penjualan yang benar yang kami kumpulkan dari berbagai sumber diantaranya sebagai berikut;
1. Melalui internet
Pada internet terdapat banyak template yang bisa Anda gunakan hanya dapat menyadur dan mengubah sedikit sesuai kebutuhan
2. Menggunakan MS. Word
Software sejuta umat ini menyediakan pula template yang dapat digunakan.
3. Menggunakan MS. EXCEL
Selain pada ms.word, ternyata ms excel juga menyediakan fitur pembuatan struk, dengan mengandalkan formula-formula excel maka, anda dapat membuat nota penjualan.
