Surat Penawaran Bisnis: Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Komponen, Format, dan Cara Membuatnya!

Biasanya keberhasilan suatu penawaran bisnis akan bergantung pada sebuah rencana yand di buat, beserta dengan surat penawaran bisnis yang tepat.

Lalu bagaimana contoh surat penawaran bisnis yang tepat, apa saja yang harus di cantumkan di dalamnya? Simak artikel Waralabaplus berikut ini untuk mengetahuinya!

Pelaku bisnis yang sering melakukan transaksi dengan pihak eksternal, akan sangat membutuhkan surat penawaran bisnis. Karena surat itu dapat berguna sebagai salah satu alat yang digunakan untuk marketing perusahaan.

Apa Itu Surat Penawaran Bisnis?

Surat penawaran bisnis adalah salah satu jenis surat resmi yang di buat untuk kegiatan usaha dengan menawarkan produk dari produsen kepada pelaku usaha lain. Dokumen jenis ini tergolong ke dalam surat resmi yang penting di dalam dunia bisnis.

Tidak hanya digunakan untuk kegiatan bisnis saja, surat ini juga bisa untuk digunakan oleh perusahaan yang akan bekerjasama dengan perusahaan lain dalam bidang yang sama.

Secara umum, surat akan di terbitkan setelah surat adanya permintaan barang atau jasa dari calon pelanggan kepada distributor. Sehingga distributor akan memberikan surat negosiasi kepada calon konsumen dengan menggunakan surat tersebut.

Dengan begitu, surat ini dapat menjadi media kerjasama dalam kegiatan ekonomi dan perdagangan bisnis antara distributor dengan konsumen.

Pelaku bisnis perseorangan atau perusahaan biasanya baru menggunakan surat ini dengan tujuan untuk memperkenalkan bisnis atau produk mereka kepada pihak lain.

Dengan cara mencantumkan pemaparan mengenai produk atau jasa yang di tawarkan, keunggulannya serta rincian harganya.

Surat ini termasuk ke dalam media promosi yang di buat dengan tujuan untuk meningkatkan penjualan dan membantu perusahaan untuk memperluas jaringan bisnisnya.

Secara ringkas, surat penawaran bisnis adalah surat resmi yang di berikan oleh penjual kepada calon pembeli dengan isi berupa penjelasan mengenai perusahaan dan produknya yang di tawarkan dengan maksud untuk meyakinkan calon pembeli sehingga dapat terjadi kerja sama di antara keduanya.

Ciri-Ciri Surat Penawaran Bisnis

Ciri-ciri utama yang harus di perhatikan di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Terdapat informasi penting terkait produk dan rincian harganya dalam surat penawaran
2. Surat penawaran di buat dengan format dalam bentuk formal beserta kop surat dan alamat perusahaan.
3. Surat di buat semenarik dan serapi mungkin agar calon konsumen tertarik dan mudah untuk memahami isinya.

Tujuan Surat Penawaran Bisnis

Secara garis besar surat ini sebagai media untuk memberikan penjelasan atau deskripsi mengenai suatu produk beserta rincian harganya. Dengan begitu, pihak yang akan di ajak kerjasama dapat lebih mudah untuk memahami barang yang di tawarkan.

Selain itu, melalui surat ini perusahaan juga berkesempatan untuk bisa memperkenalkan produk dan bisnis kepada pihak luar sekaligus meyakinkan mereka untuk menjalin hubungan kerjasama yang saling menguntungkan.

Dengan kata lain, sebagai perantara untuk mencapai kesepakatan transaksi antara dua belah pihak yang hendak bekerjasama. Adapun tujuan lainnya adalah sebagai berikut:

1. Untuk memasarkan produk atau jasa yang hendak di jual kepada konsumen atau pihak lain.
2. Untuk memberikan pengetahuan produk kepada calon pembeli dan pihak lain.
3. Untuk media memperluas jangkauan bisnis sebuah perusahaan.

Fungsi Surat Penawaran Bisnis

Berikut ini adalah beberapa fungsi dari surat penawaran bisnis, antara lain:

1. Sebagai media untuk memasarkan produk yang hendak dijual kepada konsumen, agar penerima surat dapat mempelajari terlebih dahulu dan pada akhirnya tertarik untuk membeli produk yang ditawarkan.
2. Sebagai media untuk menjaga hubungan bisnis yang baik dengan konsumen loyal.
3. Sebagai media untuk memperkenalkan suatu produk kepada pihak lain.
4. Sebagai media untuk menjangkau calon konsumen yang potensial.
5. Sebagai media untuk membantu memperluas jangkauan bisnis.

Sifat Surat Penawaran Bisnis

Dalam pembuatan serta penggunaannya, terdapat 3 sifat dasar yang harus di perhatikan agar tidak mengurangi keformalan surat ini. Berikut adalah pemaparan mengenai 3 sifat tersebu, antara laint:

1. Terikat

Surat penawaran bisnis memiliki sifat terikat di mana akan menyebabkan suatu perjanjian antara distributor dengan konsumen. Hal tersebut yang kemudian menyebabkan adanya perubahan jumlah produk dan harga produk.

2. Tidak Ditentukan

Surat penawaran memiliki sifat tidak di tentukan, yang berarti ketika terjadi perubahan produk, pihak distributor tidak harus bergantung pada pihak konsumen.

3. Berjangka Waktu

Sifat surat penawaran bisnis yang terakhir yaitu berjangka waktu, yang artinya penawaran akan terjadi dalam jangka waktu tertentu. Penawaran ini biasanya terjadi dalam bentuk penawaran jasa.

Manfaat Surat Penawaran Bisnis

Manfaat yang di peroleh oleh suatu perusahaan dengan menggunakan surat penawaran produk, antara lain:

1. Dapat membantu mengembangkan serta menguji strategi pemasaran yang telah di susun dan memonitor hasil yang di harapkan dari sudut pandang pihak yang lain.
2. Dapat digunakan untuk mengidentifikasi adanya risiko di saat genting sehingga memudahkan untuk mengadakan tindakan antisipasi yang tepat.
3. Dapat digunakan sebagai alat komunikasi bagi perusahaan untuk memaparkan dan meyakinkan idenya kepada pihak lain secara menyeluruh.
4. Dapat digunakan sebagai dokumen ringkas yang mengandung informasi penting dan sebagai bentuk evaluasi finansial perusahaan.
5. Dapat memberi informasi mengenai potensi pasar dan perkiraan pasar yang mungkin dapat di capai secara maksimal.
6. Dapat membantu perusahaan untuk berpikir secara kritis dan objektif atas bidang industri yang akan di tekuni.
7. Dapat memberikan gambaran mengenai kemampuan sebuah perusahaan untuk memenuhi kewajibannya
8. Dapat digunakan sebagai pembanding antara perkiraan dengan hasil yang nyata.
9. Dapat memberikan informasi potensi finansial yang jelas.

Komponen Surat Penawaran Bisnis

Seperti tujuan di buatnya, maka saat menyusun surat penawaran bisnis Anda perlu juga untuk memperhatikan beberapa komponen agar dapat meyakinkan calon pembeli, baik terhadap kredibilitas maupun kualitas dari produk yang di tawarkan. Beberapa komponen tersebut adalah sebagai berikut:

1. Informasi Perusahaan

Dalam surat penawaran bisnis, informasi perusahaan harus menjadi yang paling pertama untuk dicantumkan. Hal ini dapat berupa informasi singkat mengenai perusahaan yang berfungsi untuk memperkenalkan perusahaan kepada calon pembeli.

Informasi tentang perusahaan yang dapat di cantumkan antara lain nama perusahaan, alamat perusahaan dan bidang industri yang di geluti perusahaan.

2. Barang yang Ditawarkan

Komponen kedua yang perlu di cantumkan adalah informasi mengenai barang yang hendak di tawarkan. Informasi ini dapat di cantumkan secara mendetail mulai dari harga barang dan juga stok yang di miliki agar calon pembeli dapat memperkirakan jumlah pembelian.

3. Penjelasan Mengenai Promosi yang Dilakukan

Sebagai cara untuk membuat calon pembeli lebih mudah tertarik, maka Anda bisa membuatkan keistimewaan pada produknnya seperti penggunaan harga promo. Oleh karena itu, harga khusus atau harga promo dapat di pertimbangkan dan di tawarkan kepada pembeli yang loyal.

Promo yang bisa di berikan dapat berupa potongan harga dengan minimal pembelian jumlah tertentu atau bisa juga dengan gratis ongkir apabila berjualan menggunakan toko online.

4. Metode Pembayaran yang Dapat Dilakukan

Banyaknya pilihan metode pembayaran juga menjadi salah satu komponen penting untuk disertakan dalam surat penawaran bisnis. Hal ini karena semakin beragam pilihan metode pembayarannya maka akan semakin meyakinkan calon pembeli dengan adanya kemudahan melakukan transaksi.

5. Lampiran Informasi Produk

Komponen penting terakhir yang perlu di cantumkan agar calon pembeli tertarik dengan barang yang di tawarkan adalah dengan melampirkan informasi produk secara lengkap. Sebaiknya lampiran produk di buat semenarik mungkin di mata calon pembeli.

Cara Membuat Surat Penawaran Bisnis

Penulisan surat tentu harus dilakukan dengan baik dan benar, agar surat dapat mudah di baca dan di pahami. Berikut adalah beberapa hal yang perlu di perhatikan dalam menyusun surat penawaran bisnis:

1. Harga yang di cantumkan merupakan harga satuan, misalnya per kilogram, per buah, per lusin, per botol, per kodi dan lain sebagainya.
2. Mencantumkan daftar produk beserta harganya dengan jelas, dapat berupa daftar maupun keterangan.
3. Penulisan surat menggunakan bahasa resmi dan di tulis dengan jelas serta tidak bertele-tele.
4. Di dalam surat wajib mencantumkan identitas pemberi surat penawaran bisnis.
5. Memberikan informasi jenis barang atau jasa yang hendak di tawarkan.
6. Mencantumkan nama lengkap, tanda tangan dan stempel perusahaan.
7. Mencantumkan jenis jasa atau barang yang di tawarkan dengan jelas.
8. Mencantumkan alamat tujuan di dalam surat.

Format Penuliasan Surat Penawaran Bisnis

Surat penawaran bisnis merupakan salah satu surat resmi yang berisi informasi mengenai barang atau jasa yang hendak di perjualbelikan. Oleh karena itu, dalam penulisannya harus sesuai dengan format dan ketentuan surat resmi.

Berikut ini adalah format dan isi yang perlu di cantumkan dalam surat penawaran bisnis, antara lain:

1. Kop Surat

Kop surat ini harus di lengkapi dengan informasi mengenai perusahaan yang memberi penawaran. Secara umum kop surat berisi nama perusahaan, alamat perusahaan dan kontak yang digunakan baik nomor telepon maupun email.

2. Kepala Surat

Bagian kepala surat terdiri dari tanggal pembuatan surat, nomor surat lampiran, perihal dan alamat tujuan surat yang akan dikirim.

3. Pembukaan

Kalimat pembuka dalam contoh surat ini berisi kata salam “Dengan hormat” seperti dalam surat resmi lainnya. Setelah salam, kemudian di lanjutkan dengan penjelasan singkat mengenai alasan dan tujuan dari pengiriman surat penawaran tersebut.

4. Isi Pokok Surat

Isi pokok surat akan menjelaskan secara detail mengenai produk dan harga yang di tawarkan kepada calon konsumen.

Penyampaian informasi dalam isi pokok surat apabila terlalu panjang maka harus di letakkan dalam keterangan tambahan dengan bentuk seperti brosur, dokumen katalog, surat-surat resmi dan lainnya pada bagian lampiran.

5. Bagian Penutup

Surat penawaran bisnis dapat di tutup dengan menyampaikan himbauan serta harapan kepada calon pembeli agar lebih tertarik untuk menjalin kerjasama dengan pihak yang memberikan penawaran.

Struktur Surat Penawaran Bisnis

Secara umum struktur dan susunan surat penawaran bisnis di bagi menjadi tiga alinea, di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Alinea Pertama

Alinea pertama membahas terkait identitas produk, kualitas dan harga yang di tawarkan serta keterangan lain yang di anggap penting dan mendukung sehingga perlu untuk di tuliskan.

Apabila surat penawaran bisnis yang di tulis bertujuan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran, maka dalam pembuatannya juga harus sebagai balasan.

2. Alinea Kedua

Pada alinea kedua berisi informasi mengenai cara pembayaran produk, cara packing produk serta membahas terkait harga khusus yang mungkin akan di berikan. Informasi yang terdapat pada alinea kedua ini dapat menyesuaikan dengan keterangan yang di butuhkan oleh setiap perusahaan.

3. Alinea Ketiga

Alinea terakhir biasanya digunakan untuk membuat ucapan terima kasih serta harapan kepada calon pembeli atau konsumen.

Dalam praktek pembuatannya, surat ini tidak selalu persis dengan setiap struktur diatas, namun dapat di ubah dan di sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.