Penerapan Warehouse Management System untuk Optimalkan Manajemen Gudang pada Bisnis Anda

Bagi Anda yang menjalankan bisnis di bidang retail maupun distribusi, mungkin Anda sering berhadapan dengan pergerakan stok barang secara konstan. Untuk memantau jumlah dan pergerakan persediaan yang keluar masuk gudang, di butuhkan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) agar pelacakan dapat di lakukan secara akurat.

Adanya sistem manajemen pergudangan tentunya dapat membantu dalam meningkatkan produktivitas dan pertumbuhan bisnis perusahaan, tidak terkecuali juga memangkas biaya penyimpanan. Kenapa perusahaan sebaiknya menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) untuk mengelola stok barang di gudang?

Pada artikel Waralabaplus kali ini akan memberikan penjelasannya lebih lengkap di bawah ini. Simak ya!

Apa Itu Manajemen Gudang (Warehouse Management System)

Warehouse management system adalah sebuah sistem yang di buat dengan tujuan memudahkan kinerja manajemen gudang secara end-to-end process.

Mengutip dari Forbes, WMS dapat menciptakan efisiensi dalam prosedur pelacakan, penyimpanan, pengemasan, dan pengiriman.

Oleh karena itu, Anda memiliki gambaran kapan barang masuk ke gudang, penempatan lokasi rak masing-masing jenis produk, dan ketika barang meninggalkan ruang penyimpanan, persis seperti aplikasi gudang.

Penerapan sistem ini juga digunakan dalam membantu proses supply chain, meminimalisir resiko yang terjadi seperti human error, serta meningkatkan efisiensi dan produktivitas.

“Manajemen gudang mengacu pada pengawasan operasi di gudang, mencakup penerimaan, pelacakan, dan penyimpanan inventaris, dan secara tidak langsung mempengaruhi pelatihan staf, pengelolaan pengiriman, perencanaan beban kerja, dan pemantauan pergerakan barang“.

Kondisi-kondisi seperti menghadapi pertumbuhan yang cepat, meningkatnya kompleksitas operasional gudang, dan munculnya risiko human error memerlukan tindakan mitigasi secepatnya.

Melihat situasi ini, WMS menjadi solusi penting bagi perusahaan ketika visibilitas stok real-time, akurasi, dan efisiensi operasional gudang semakin menjadi prioritas perusahaan.

Melalui penerapan WMS, bisnis dapat meningkatkan merespon perubahan permintaan pasar yang cepat, mengendalikan biaya operasional, serta meningkatkan tingkat layanan pelanggan, memungkinkan pertumbuhan yang berkelanjutan dan daya saing yang lebih baik di pasar.

Prinsip Manajemen Gudang

Terdapat beberapa prinsip dalam mengelola gudang bagi suatu industri barang persediaan yang ada, yaitu:

1. Kecepatan pesanan hingga sampai ke konsumen dalam memenuhi permintaan.
2. Ketepatan dalam menjalankan rantai pasok secara terus menerus.
3. Pelanggan bisa mendapatkan produk dengan mudah dan cepat.
4. Mendapatkan informasi ketersedian barang di gudang jauh lebih mudah.

Proses Sistem Manajemen Pergudangan (Warehouse Management System)

Berikut ini adalah beberapa proses dasar yang terjadi dalam sistem manajemen pergudangan beserta penjelasanya, antara lain:

1. Receiving

Receiving adalah merupakan sebuah proses penanganan produk yang masuk ke dalam gudang.

Pada proses ini juga melakukan penempelan produk barcode di setiap produk sehingga dengan barcode tersebut dapat memberikan informasi mengenai informasi SKU produk dan lokasi di mana produk itu berada.

2. Put-away

Selanjutnya adalah put-away yaitu sebuah proses meletakkan barang pada sebuah tempat di dalam gudang.

Jika ingin menemukannya, Anda hanya perlu menggunakan barcode untuk mengidentifikasi lokasi barang.

Nantinya, karyawan akan mengetahui letak barang untuk memindai lokasi stok yang benar.

3. Picking

Picking mengacu pada sebuah proses pengambilan stok barang dari tempat penyimpanan sesuai pesanan konsumen.

Proses ini merupakan salah satu yang paling penting, namun juga paling memakan waktu dan paling rawan kesalahan.

4. Packing

Proses di mana menyatukan barang di gudang berdasarkan barang yang di ambil sesuai dengan pesanan konsumen di sebut packing.

Melalui proses ini, di harapkan penjual memperhatikan keamanan paket untuk meminimalisir terjadinya kerusakan pada barang, sebelum barang tersebut meninggalkan gudang.

“Lima kunci vital proses pengelolaan gudang adalah pelacakan, pengambilan dan pengepakan, penerimaan dan penyimpanan, pengiriman, dan pelaporan inventaris“.

5. Dispatching

Kemudian terdapat sebuah proses akhir dari gudang hingga awal dari perjalanan barang dari gudang ke konsumen yang di kenal dengan dispacthing.

Pengiriman di anggap berhasil hanya jika pesanan yang tepat telah di sortir dan di muat, di kirim ke pelanggan yang tepat, melakukan perjalanan melalui mode transit yang tepat, dan di kirimkan dengan aman dan tepat waktu.

6. Returns

Returns adalah proses pengembalian barang oleh konsumen ke perusahaan yang tentunya hal ini sangat di hindari oleh perusahaan dan prosesnya yang lumayan kompleks.

Ketika proses ini terjadi, perlu di lakukan pencatatan kembali atas barang yang di kembalikan tersebut serta stok harus di perbarui ketika barang di kembalikan ke lokasi penyimpanan.

7. Stock Take

Setelah semua prosedur hampir terlaksana, terdapat sebuah proses yang berupaya untuk mengendalikan persediaan barang yang di jual ataupun di miliki oleh perusahaan.

Stock take merupakan proses perhitungan jumlah stok yang tersedia di gudang dan mencocokannya dengan jumlah stok yang tercatat pada sistem.

8. Reporting 

Reporting atau pelaporan merupakan sebuah laporan yang berisi informasi dan penjelasan mengenai proses manajemen gudang.

Isi dari laporan di antaranya berkaitan dengan stok barang yang tersedia dalam gudang secara akurat, serta pencatatan paket outbound setiap harinya.

Laporan-laporan yang berhasil tersusun dari proses warehouse management system (WMS) yaitu:

• Batch Picking Report
• Vendor/Supplier Report
• Direct/Indirect Labor Report
• Cycle Counts
• Empty Bin Report
• Inventory on Hand
• Advanced Receipt Notice (ARN)
• History By Supplier
• Shipments By Customer

Keuntungan Warehouse Management System untuk Bisnis

Tentunya dengan menggunakan sistem manajemen pergudangan (warehouse management system) terdapat beberapa keuntungan yang bisa Anda dapatkan, antara lain:

1. Kecepatan proses handling, dapat di operasikan dan di akses melalui aplikasi komputer (PC) maupuns martphone sehingga lebih menghemat waktu
2. Mudah mengatur tempat penyimpanan, Anda dapat dengan mudah mengatur sistem penyimpanan dengan membuat alokasi tempat penyimpanan yang sesuai, serta mengaplikasikan perhitungan persediaan akhir dengan metode FIFO dan LIFO.
3. Lebih hemat, penggunaan sistem manajemen pergudangan lebih hemat di bandingkan dengan mempekerjakan karyawan.
4. Meningkatkan pelayanan kepada konsumen, mempersingkat proses pemesanan sampai pengiriman barang sehingga secara tidak langsung akan meningkatkan pelayanan kepada konsumen.
5. Meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan, sistem ini memberikan informasi kepada karyawan mengenai pekerjaan yang harus mereka lakukan saat berada di gudang.
6. Mengurangi pengeluaran perusahaan, peralatan yang digunakan secara manual tidak terlalu di butuhkan dan dapat menekan biaya operasional bisnis karena sistem yang di buat sudah terstruktur dan rapi.
7. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi, karena semua informasi yang di butuhkan sudah ada di system secara otomatis.
8. Meningkatkan kepuasan pelanggan, dengan adanya sistem ini membuat kinerja karyawan semakin cepat dan pengemasan barang bisa di lakukan cepat sehingga pengiriman barang lebih singkat untuk sampai di tangan pelanggan.

Tipe-Tipe Warehouse Management System

Terdapat banyak jenis maupun tipe sistem manajemen gudang yang di implementasi sesuai kebutuhan bisnis dan perusahaan.

Hal itu dapat terlihat dari karakteristik dan cara kerja sistem dalam mengelola operasional gudang.

Dari banyaknya tipe-tipe sistem yang beredar di pasaran, terdapat dua jenis sistem yang paling sering di kenal dan digunakan oleh sebuah perusahaan, antara lain:

1. Standalone WMS

Sistem manajemen gudang yang di buat oleh perusahaan itu sendiri atau on-premise tentunya bertujuan untuk menyesuaikan cara kerja sistem yang di sesuaikan denga cara pengelolaan gudang itu bekerja.

Tentunya, sistem yang di bentuk untuk menyesuaian ini memakan biaya yang lebih besar di bandingkan tipe WMS lainnya.

Namun, terdapat kelebihan yang bisa Anda rasakan seperti keamanan yang ketat karena hanya pihak organisasi yang dapat mengakses.

Di sisi lain, seiring berjalan waktu, proses pembaruan dan pemeliharaan sistem akan semakin sulit dan memakan biaya besar.

2. Cloud Warehouse Management System

Selanjutnya terdapat sistem manajemen gudang berbasis cloud.

Sistem ini mengikuti perkembangan zaman yang tentunya dapat diterapkan dengan cepat dan biaya implementasi yang cenderung lebih rendah.

WMS berbasis cloud memberikan fleksibilitas dalam akses dan perkembangan tren pasar yang berubah-ubah.

Proses pembaruan dan pemeliharaan juga tidak perlu repot karena ditanggung oleh pihak vendor penyedia.

Perbedaan Warehouse Managemen System dan Supply Chain Management

Warehouse management system (WMS) dan supply chain management (SCM) merupakan dua proses terpenting dari sebuah bisnis khususnya pengelolaan gudang.

Tanpa keduanya, perusahaan akan sulit mengelola inventaris secara akurat.

Tentunya, Anda tidak mau jika layanan yang di berikan tidak sesuai dengan kebutuhan konsumen, apalagi sampai menyebabkan kerugian bagi perusahaan Anda.

Supply chain management memiliki cakupan yang lebih luas.

Bisa di bilang, warehouse management system merupakan bagian dari supply chain management.

Supply chain management (SCM) adalah penanganan arus barang dan jasa dari dari produk mentah hingga sampai ke tangan konsumen.

Sedangkan warehouse management system (WMS) mengacu pada manajemen gudang yang terdiri dari perangkat lunak serta berbagai proses yang memungkinkan perusahaan untuk mengontrol dan mengelola operasi gudang dari saat barang masuk dan keluar gudang.

Proses manajemen gudang penting untuk memenuhi tujuan bisnis yang paling utama, yaitu menjaga biaya operasi serendah mungkin dan memaksimalkan untung.

Rantai pasokan dari sebuah gudang juga harus berjalan dengan cepat, akurat, dan efisien selama proses gudang juga berjalan dengan baik.

Walaupun begitu, manajemen gudang memiliki peran penting dalam rantai pasokan dalam mengelola proses pesanan, mulai dari penerimaan, penyimpanan, hingga pengiriman barang.

Selain itu, WMS juga berperan untuk mencatat data inventaris yang masuk untuk memberikan informasi pergerakan barang secara realtime kemudian akan di validasi dengan sinkronisasi data yang terkumpul.

Sistem manajemen pergudangan yang baik dapat membantu Anda dalam melakukan penyimpanan produk, efisiensi picking & shipping, hingga meminimalisir overstock dan menentukan waktu reorder yang tepat.