Key Performance Indicator (KPI): Pengertian, Jenis, dan Manfaatnya

Manajemen dan evaluasi merupakan fungsi penting yang memungkinkan rencana kerja perusahaan dapat dilaksanakan dengan baik sehingga tujuan akhir organisasi dapat tercapai. Sistem manajemen kinerja yang baik diperlukan untuk fungsi kontrol dan evaluasi yang tepat. Sistem manajemen kinerja yang baik harus dapat menggambarkan proses bisnis yang berlangsung di seluruh organisasi.

Sistem manajemen kinerja ini juga dapat diukur dengan menggunakan Key Performance Indicator (KPI), sehingga dapat menjadi ukuran keberhasilan yang baik. Sistem manajemen kinerja berisi KPI ini mewakili kinerja semua bagian perusahaan dan keterkaitan antara bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan sudah memiliki sistem manajemen kinerja, tetapi hanya menyediakan daftar KPI dan mengabaikan hubungan antar metrik.

Selama beberapa dekade terakhir, sistem manajemen kinerja seperti Balanced Score Card (BSC) telah dikembangkan untuk menjelaskan keterkaitan antar indikator. Dalam BSC, hubungan antar indikator hanya diungkapkan secara kualitatif. Jika hubungan ini dapat dinyatakan secara kuantitatif, model pengukuran daya dapat digunakan untuk tujuan yang lebih jelas dan spesifik seperti prediksi operasi sistem di masa depan.

Jadi, apa itu Key Performance Indicator (KPI)? Yuk, simak penjelasan lebih lengkapnya pada artikel Waralabaplus berikut ini.

Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)?

Key Performance Indicator adalah sebuah alat pengambilan keputusan yang berguna membantu organisasi atau perusahaan mengukur kinerja individu dan menilai kinerja organisasi itu sendiri untuk mencapai tujuannya dengan jangkauan visi yang strategis tersebut. Perusahaan yang menggunakan KPI memiliki tujuan untuk mengukur keberhasilan dalam mencapai tujuan mereka.

Dalam penerapannya, KPI memiliki beberapa ciri-ciri yang dapat dilihat, antara lain:

1. Semua pihak dalam organisasi sudah mengerti dan memahami KPI
2. Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
3. Memiliki efek yang sangat signifikan dan komprehensif
4. Tanggung jawab kepada tim dan individu
5. Ukuran yang diketahui oleh manajemen
6. Memiliki efek yang lebih positif
7. Ukuran Non-financial

KPI yang baik itu penting dan terus menarik perhatian manajemen. Jika seseorang menyimpang dari KPI, manajemen dapat mengambil  keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab. Istilah KPI umumnya digunakan dalam konteks bisnis, sehingga tidak semua orang memahami arti nama tersebut.

Indikator kinerja utama yang disingkat KPI dalam istilah bahasa Inggris, adalah indikator (kunci) penting untuk mengkonfirmasi kemajuan hasil yang diinginkan. Indikator kinerja ini dapat diukur setiap hari, mingguan, setiap bulan sehingga dapat jadi dipertimbangkan oleh manajemen.

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Berdasarkan pengertian Key Performance Indicator di atas, dalam praktiknya yang diperankan oleh perusahaan memiliki 2 jenis KPI yang bisa digunakan, antara lain:

1. Key Performance Indicator Financial

KPI financial adalah bentuk indikator kinerja terpenting yang terkait dengan semua hal tentang keuangan. Contoh KPI keuangan ini yang biasanya ada di perusahaan adalah sebagai berikut.

• KPI Laba Kotor, KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa dari pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan (HPP).
• KPI Laba Bersih, KPI yang mengukur jumlah sisa pendapatan setelah dikurangi harga pokok penjualan dan biaya operasional lainnya seperti beban bunga dan pajak.
• KPI Margin Laba Kotor, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba kotor dengan penjualan.
• KPI Margin Laba Bersih, KPI yang mengukur nilai persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan pendapatan.
• KPI Rasio Lancar, KPI yang mengukur kinerja keuangan dari saldo kas dengan membagi aset lancar dengan kewajiban lancar.

Indikator ini memperkirakan seberapa baik perusahaan akan bertahan jika terjadi resesi mendadak.

2. Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah jenis KPI yang bentuknya tidak secara langsung dapat memengaruhi keuangan suatu perusahaan. Contoh KPI Non-Finansial yang biasanya ada di perusahaan adalah sebagai berikut.

• Market Share tentang Pangsa Pasar
• Manpower Turnover tentang Perputaran Tenaga Kerja
• Customer Satisfaction metrics tentang Matriks Kepuasan Pelanggan
• Repeat Customer to New Customer Ratio tentang Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru

Pentingnya Key Performance Indicator Bagi Perusahaan

KPI merupakan bagian penting dari pengukuran kinerja dan kegagalan. KPI juga disebut flash atau dashboard, dan KPI menyediakan pengusaha dan administrator untuk mendapatkan penjelasan umum tentang pengembangan perusahaan yang sebenarnya. KPI mengukur tujuan bisnis data aktual dan data terukur dalam periode waktu tertentu. Berikut ini adalah pentingnya perusahaan perlu menerapkan KPI karena memiliki beberapa manfaat, antara lain:

1. Target Jadi Lebih Terukur Jika Menggunakan KPI

Saat menggunakan KPI, elemen ini akan menjadi alat untuk mengukur jarak yang mendekati tujuan. KPI bukan sebuah tujuan atau target. Misalnya, KPI dapat menunjukkan bahwa tim saat ini hanya dapat mencapai 20 persen dari prospek usaha yang diinginkan (tergantung pada tolok ukur yang ditetapkan oleh perusahaan).

Berdasarkan informasi yang ditampilkan oleh KPI, manajer penjualan dapat menentukan kemajuan penjualan dan mengapa hasil yang dilaporkan tidak seperti yang diharapkan. Ini akan memungkinkan manajer untuk membuat strategi baru di masa depan.

2. Membuat Suasana Belajar

Data yang dibuat oleh KPI akan memantik karyawan untuk menciptakan percakapan penting antara rekan satu tim dan administrator mereka. Ketika digunakan sebagai kebiasaan, maka lingkungan belajar akan tercipta di  perusahaan. Kemungkinan juga untuk menganalisis apakah KPI efektif, atau apakah KPI cukup masuk akal untuk mencapai tim.

3. Dapatkan Informasi Penting 

KPI menawarkan deskripsi langsung tentang kinerja perusahaan secara keseluruhan. Data real time yang ditunjukkan oleh KPI memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan sistematis, dan perusahaan tidak perlu membuat perubahan besar-besaran setiap akhir bulan untuk mencapai target sehingga lebih hemat energi.

Selain memperoleh gambaran tingkat kinerja di lingkungan kerja, beberapa perusahaan yang menggunakan KPI dapat mengukur seberapa baik mereka untuk mencapai standar tertentu yang mungkin tidak terkait langsung dengan bisnis atau keuntungan perusahaan secara tepat.

4. Mendukung Akuntabilitas Perusahaan

Jika tidak ada sumber data yang tepat dan terukur seperti yang disediakan KPI, perusahaan akan mengalami kesulitan saat memberikan penilaian performa karyawan. Perusahaan bisa saja berasumsi karyawannya berkinerja buruk karena terkendala masalah keterlibatan.

Namun, mereka tidak memiliki bukti bahwa mereka dapat mengukur. Bahkan, jika perusahaan dapat mengukur kinerja statistik lain KPI mungkin bisa jadi alat terpenting. Pada dasarnya, KPI mempromosikan akuntabilitas  karyawan (jika mereka kurang dalam kinerja mereka) dan perusahaan (jika sulit bagi KPI untuk mencapai).

5. Dapat Meningkatkan Semangat

KPI sangat berguna, dan bisa membuat karyawan mendapatkan umpan balik positif karena karyawan memenuhi KPI tertentu. Hasilnya sering cepat dan ini menciptakan perasaan bahwa memiliki tujuan dan bisa mencapai tujuan ini.

Faktor-Faktor yang Memengaruhi Key Performance Indicator

KPI hanya berguna jika perusahaan memiliki jejak KPI itu sendiri. Perusahaan sering kali mengadopsi KPI yang populer digunakan suatu industri. Namun, setelah itu bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak mencerminkan kinerja perusahaan. Dalam mengembangkan strategi untuk menetapkan KPI, tim harus mulai dengan memastikan tujuan perusahaan, rencana apa untuk mencapainya, dan siapa yang dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi tersebut.

Hal ini harus menjadi proses berulang yang mencakup masukan dari analysts, kepala departemen, dan manajer. Setelah itu Anda akan mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai bagaimana KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat menindaklanjuti proses bisnis tersebut. Salah satu cara untuk membuat KPI yang relevan adalah dengan menggunakan kriteria SMART. Kata ini adalah singkatan dari Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound.

Penjelasan mengenai hal-hal tersebut, dapat terangkum dalam pertanyaan seperti:

1. Apakah tujuan perusahaan secara spesifik?
2. Bisakah perusahaan mengukur pencapaian tujuan tersebut?
3. Apakah tujuan ini dapat dicapai?
4. Apakah tujuan tersebut akan berkaitan dengan perusahaan?
5. Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut?

Cara Menerapkan Key Performance Indicator

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu perusahaan dapat menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas operasional, antara lain:

1. Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier, dan pelanggan.
2. Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional.
3. Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan, dan tindakan.
4. Hubungan KPI dan strategi.

KPI membutuhkan  proses sistem yang saling terkait baik dari lingkungan perusahaan itu sendiri seperti karyawan, manajer dan pemegang saham, maupun pihak eksternal seperti pelanggan dan supplier. Demikian pula, laporan  harus tepat waktu dan efisien serta terfokus pada peningkatan pengambilan keputusan.

Saat menerapkan KPI, penting untuk menentukan hasil atau tujuan dari setiap KPI. Ada cara untuk merencanakan tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-Bound).

Berikut adalah penjelasan dari akronim SMART.

1. Specific adalah goals atau hasil harus jelas dan spesifik, tanpa tujuan umum atau hasil yang  diharapkan. Ketika suatu tujuan atau hasil jelas dan spesifik, sangat mudah untuk mengetahui kapan tujuan atau hasil itu tercapai.
2. Measurable adalah sebagai tujuan atau hasil yang harus terukur baik kualitas maupun kuantitas. Ini dapat diatur dalam kaitannya dengan kinerja standar atau harapan kinerja.
3. Achievable adalah dapat dicapai, tetapi perlu dinyatakan sebagai tantangan sehingga mendorong perusahaan untuk mencapai hasil atau tujuannya.
4. Relevant adalah menciptakan ide-ide yang harus relevan dan berorientasi pada hasil, serta mencapai hasil atau tujuan.
5. Time Bound adalah setiap hasil atau tujuan memiliki batas waktu berapa lama dapat dicapai. Fakta bahwa  suatu tujuan atau hasil memerlukan batas waktu memudahkan untuk mengukur peningkatan tujuan atau hasil selanjutnya.

Mengembangkan KPI membutuhkan waktu dan sumber daya untuk perusahaan. KPI yang diukur merupakan indikator yang memenuhi kebutuhan perusahaan, dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.

Tips Menerapkan Key Performance Indicator

Berikut ini beberapa tips untuk menerapkan Key Performance Indicator yang perlu Anda ketahui, antara lain:

1. Memiliki Tujuan yang Jelas

KPI memiliki pedoman yang jelas bahwa siapa saja yang membaca atau menghitung harus dapat menginterpretasikan data dengan benar. Jika tujuan bisnis atau perusahaan Anda menjadi pemimpin pasar, maka tujuan KPI adalah meningkatkan penjualan atau pemasaran produk di kawasan Asia Tenggara.

Anda dapat mengatur bagaimana memperluas jangkauan. Tujuan dari KPI harus jelas dan strategis. Hubungan strategis adalah mengevaluasi bagaimana perusahaan melakukan strategi-strategi dan pengukuran yang harus dicapai, bagaimana organisasi dapat mengevaluasi visi dan misi yang mereka miliki.

2. Buat Tujuan yang Mencapai Garis Besar

Dalam hal ini Anda harus menentukan tujuan Anda, apakah Anda bisa mencapainya dan kapan Anda mencapai tujuan tersebut, bagaimana Anda bisa mengukur kemajuan strategi yang diterapkan, serta apakah strategi yang digunakan memengaruhi keuangan organisasi atau perusahaan Anda. Sasaran harus realistis dan perubahan proses bisnis membutuhkan waktu untuk diterapkan. Pada tahap awal pemantauan KPI, yang terbaik adalah fokus pada tujuan jangka panjang dan pemantauan jangka menengah.

3. Pengumpulan Data

KPI merupakan pengukuran kuantitatif. Oleh karena itu, diperlukan data yang spesifik dan valid untuk menentukan indikator kinerja utama. Hal ini membantu untuk mengukur indikator secara akurat.

4. Tinjau Perubahan Hingga Saat Ini

Karena ulasan KPI sangat membantu. Jika perusahaan melebihi hasil yang ditargetkan. Misalnya, target 120 persen dan masih memiliki produktivitas yang baik, maka tidak salah untuk dicoba menjadi tujuan berikutnya agar meningkatkan hasil.

Sebagai gantinya, jika tidak mencapainya jangan paksa tujuan berikutnya untuk meningkatkan tujuan yang akan datang dan memengaruhi motivasi dan produktivitas tim. Dengan kata lain, perusahaan perlu menyadari apakah ada penonaktifan untuk kinerja tim.

5. Membuat Rumusan KPI

Beberapa KPI hanya berisi satu metrik atau ukuran. Namun, dalam kebanyakan kasus itu tergantung pada kombinasi yang dirangkum dalam rumus. Misalnya, KPI yang mengukur produktivitas pendapatan dari penjualan produk adalah total pendapatan dibagi dengan jumlah total produk. Buat ekspresi yang sesuai dan terus uji ekspresi untuk melihat apakah hasil yang perusahaan dapatkan sesuai dengan realisasi Anda.

6. Presentasi KPI

Untuk menyampaikan indikator kinerja utama secara efisien, data harus diubah menjadi representasi visual yang mudah dipahami seperti grafik dan bagan. Memberikan arahan kepada seluruh karyawan tentang proses perhitungan KPI untuk mencapai pola kerja yang efektif dan berorientasi pada tujuan.